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La digitalización es el proceso de transformar los procesos analógicos y los objetos físicos en digitales y es la expresión primaria de la transformación digital, e implica la adopción de herramientas tecnológicas para generar eficiencia en los procesos actuales de la empresa.
Si, pero ¿qué significa esto en español? Por ejemplo, ¿has notado que los bancos ya no quieren enviarte tu estado de cuenta en papel y que ahora te lo envían a tu correo electrónico? eso es digitalización. ¿Has notado que en algunos comercios puedes pagar con un código QR o con transferencia bancaria? eso también es digitalización, porque ya no necesitas entregar físicamente dinero para realizar una compra. ¿Has notado que ahora puedes realizar un pedido desde una aplicación del negocio o a través de WhatsApp? eso también es digitalización.
Y ¿cómo le afecta a la economía en general? En Estonia; el primer país digital del mundo, la digitalización, presumen, les supone un ahorro del 2% del PIB anual en salarios y gastos. Eso representaría cerca de 700 millones de dólares en Bolivia ahorrados en la burocracia estatal. ¿Te imaginas? El 99% de los trámites oficiales en Estonia pueden realizarse en cualquier momento y solo necesitas una conexión a internet.
¿Y cómo lo puedo implementar en mi negocio? Imagínate escanear todos tus documentos y almacenarlos en la nube para guardar todos tus archivos importantes, eliminando la necesidad de archivadores anticuados y espacio para guardarlos. ¿Cuáles crees que sería los beneficios?
En lugar de tener que buscar el documento que necesitas en los archivadores de tu oficina o tu casa, podrías acceder a tus documentos desde cualquier dispositivo o desde cualquier lugar, incluso cuando estes sin conexión.
Si esta digitalizado, la búsqueda será muy fácil y rápida, y mucho más si tu información está organizada a través de un patrón de categorías y etiquetas, que permite una búsqueda eficiente, además con la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR por sus términos en inglés), buscar entre los datos digitalizados de tus documentos escaneados es mucho más fácil todavía.
Podrás compartir e intercambiar documentos con tus clientes, con tus trabajadores, con tus socios, con quien tú quieras, y podrán trabajar “al mismo tiempo” de manera colaborativa en cualquier documento que necesites elaborar. Es decir, cada uno puede trabajar cuando pueda y desde donde quiera, ya no es necesario realizar “juntas” con tus clientes, tus trabajadores o tus socios para revisar una oferta, una propuesta o resultados, estableciendo el acceso a los mismos dependiendo del usuario y las credenciales que les des para el efecto.
Ya no será necesario, imprimir o fotocopiar cada vez, ahorrando mucho dinero en consumibles, y colaborando de manera significativa al cuidado del medio ambiente.
Cuando tienes montones de documentos y desorden por todos los lados, disminuye el flujo de trabajo, generando estrés adicional al trabajo haciendo que todo sea más difícil de gestionar. El hecho de tenerlo digitalizado te permite asegurar no solo su disponibilidad y si no también que tu documento no sufra “accidentes”.
Prácticamente todo puede hacerse digital, no solo documentos en papel, contratos, facturas, recibos, imágenes, fotografías, sonidos, etc, y, por lo tanto, la gestión de información se vuelve más conveniente.
Ahora también ya no es necesario tener físicamente tu negocio, es suficiente con que tengas una página web, una cuenta en Facebook o Whatsapp y puedes tener tu tienda digital. Tú reto será generar confianza para que tus clientes digitales comiencen a comprar en línea, con algunas ventajas adicionales, tu tienda puede estar disponible 24/7 y no tienes que contratar a un vendedor, aunque es posible que necesites algunos conocimientos digitales o que si tengas que contratar a alguien que te ayude con el funcionamiento de tu negocio digital. Ahora, la digitalización no es tener una pagina web, cuentas en redes sociales y ya, estas son simplemente herramientas que permiten una vitrina diferente para exhibir tus servicios o productos.
La digitalización no significa reemplazar los objetos físicos por digitales, si no, extraer, transformar y utilizar los datos digitales extraídos de soportes físicos, para automatizar procesos de negocios y flujos de trabajo. He ahí la importancia de la digitalización, porque permite construir la plataforma de exploración para explotar los datos, el nuevo petróleo del siglo XXI y después “refinarlo” para extraer su verdadero valor para iniciar el proceso de transformación digital. Lo que es seguro, es que las decisiones basadas en datos son mejores decisiones.
Por eso se necesita tener una estrategia clara sobre los procesos a digitalizar, la información a recabar y la utilidad que le daremos a los “datos refinados”, caso contrario la inversión y el esfuerzo puede ser en vano y generar decepción o peor frustración.
*La opinión expresada en este artículo es responsabilidad exclusiva del autor y no representa necesariamente la posición oficial de Publico.bo
