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Como decían los famosos Les Luthiers, afamados cómicos argentinos, “Time is Money : El tiempo es un maní”, en una traducción al inglés fascinante. Todos sabemos que El Tiempo es Dinero, pero, entendí su real importancia cuando conocí el método Lean Six Sigma, con sus dos aristas ( Lean: procesos ágiles o esbeltos / Six sigma : la búsqueda de la perfección al estilo japonés, con sus 5 S) eliminando todas las mudas o desperfectos, o motivos de retraso, o “esquezofrenias”(enfermedad de las excusas) que producen pérdidas de tiempo, y por lo tanto, de dinero, mucho dinero, en empresas no acostumbradas a la eficiencia.
En este artículo no sólo hablaremos de la teoría , sino de la aplicación de estas herramientas en Santa Cruz, con experiencias propias en al menos 3, dando fé de su eficiencia y resultados en nuestro ambiente empresarial.
PRIMER PASO: EL BIEN HACER
Iniciemos con una mejor definición*: Filosofía de gestión enfocada a la creación de valor para el cliente mediante la eliminación de las actividades que no agregan valor, maximizando el flujo de los procesos.
Empecemos con los conceptos, entendiendo que la primera parte se hacen talleres de concienciación personal de la importancia de las 5 S, los japoneses nos dieron los mejores métodos para eso:
El objetivo de esta primera parte: mediante trabajos en equipo, se busca incentivar una actitud proactiva individual en las personas, cambiar el chip a una actitud positiva al cambio y al Bien Vivir: LEAN Six Sigma, Mejorar el nivel general de servicio tanto al cliente interno como al externo, Focalizar a todo el personal en la consecución de los objetivos de la empresa, y mejorar el nivel general de Orden y Limpieza en todas las localizaciones de la empresa.
Acá aparecen las 5S: Desde pequeños, los japoneses son educados en estos conceptos de VIDA: SEIRI (quitar lo que no sirve), SEITON (orden), SEISO (limpieza) basados en SEISHO (trabajo en equipo) y en SHITSUKE (disciplina) con el fin de lograr Seiketsu (bienestar físico y psicológico).
El primer paso es aplicar estos conceptos en sus GEMBAS (lugar de entorno : mi escritorio, mi cuarto, mi ropero, mi casa, mi oficina). Para ello se realiza inicialmente un KAIKAKU (inicio cambio radical de chip) que es un día completo de limpieza, orden y descartar lo que no es estrictamente necesario de mi gemba. Traducido a nuestros medio: hacer POLICIA en el ropero, el escritorio, en el cuarto.
Lo más importante, son los motivos para hacer eso: no es solo por la limpieza o el orden per se, sino por los siguientes conceptos japoneses:
Hinshitsu: Nivel de respeto que se le brinda a la persona que se le sirve ( el saludo inclinando la cabeza, es un ejemplo del nivel de respeto mostrado a quien se sirve)
Shikari: Cumplir las buenas practicas, siempre.
Shitsokoku: lo que se comienza, se termina.Siempre.
Sururaku: Lograr los objetivos de forma amigable.Siempre.
LA BÚSQUEDA DE LA MEJORA CONTINUA
Una vez alineado el equipo, motivado y focalizado para trabajar, se aprenden las herramientas de mejora continua:
Lo primero, lo básico: lo que no se puede medir, no se puede controlar. Aplicamos El acrónimo DMIAC (definir, medir, analizar, mejorar y controlar) que marca el rumbo del funcionamiento del método.
Aplicamos un método simple, el reporte A3, que se puede hacer incluso en papel, o en Excel, como es mi caso, cuando lo aplico en empresas locales o nacionales:
Ejemplo de A3
Este gráfico tiene 5 pasos:
- Vemos la diferencia entre VOC (voz del cliente) y la VOP (la voz del proceso)
- Mediante diagrama Ishikawa se realiza un análisis de causa raiz del problema detectado. Un análisis Pareto nos indica la prioridad y gravedad del problema.
- Se elabora un Plan de Acción simple, que permita atacar la raíz del problema presentado
- Se realiza seguimiento medible a los resultados del Plan de Acción ejecutado (se recomienda 3 meses de registro y seguimiento).
- Evaluación final y oportunidades de mejora: se identifican nuevas oportunidades de mejora, una vez resuelto el problema inicial, y se sigue ejecutando la mejora continua.
Otros métodos que se aplican:
- Análisis de los sistemas de medición de Calidad
Modelo Kano y CTQ crítico para la calidad (identificación del nivel de satisfacción de nuestro cliente)
- Diagrama SIPOC (Análisis de toda la cadena de interacción con el cliente, y sus posibles focos de conflicto)
- Métricas de medición DPS defectos por servicio DPMO.
- VSM value Stream Mapping (análisis de la cadena de valor de nuestros procesos, permite identificar los tiempos muertos y los procesos que no agregan valor. Imprescindible.
- Técnicas de Análisis en LEAN 5 Why
Adicionalmente, indicar que el seguimiento de estos procesos los realiza el equipo KAIZEN, multiarea y de Líderes identificados en la empresa, que serán los responsables del cumplimiento y continuidad de esta nueva forma de ser, forma de vida: LEAN SIX SIGMA.
Estos procesos se pueden implementar en 3 a 6 meses, según el tamaño y complejidad de la empresa.
De forma personal, he visto y participado activamente en la aplicación y ejecución de estas herramientas, con excelentes resultados, en 3 reconocidas empresas de nuestro medio.
Algunas Empresas que han aplicado con éxito estas herramientas de optimización de procesos :
- Grupo Nacional Vida de Seguros en Bolivia a nivel nacional.
- Conecta. Santa Cruz de la Sierra
Industrias Venado
- Empresa Tecorp . Soluciones de software. Empresa en Bolivia.
- Hotel Cortez. Cinco estrellas en Bolivia
- Multicenter Bolivia
- Constructora Area Bolivia.
- Fabrica Famosa. Santa Cruz de la Sierra.Bolivia
- Ingenio Aguaí. Santa Cruz de la Sierra. Bolivia
- Fábrica Kimberly Clark Bolivia
CONCLUSIÓN
En estos tiempos de turbulencia, de escenarios cambiantes, donde lo único estable es el cambio continuo, con empresas en situación crítica, donde se pierden clientes por personal sin identificación con la empresa, sin enfoque al cliente, por procesos lentos y engorrosos, por propuestas sin valor , estas herramientas y formas de trabajo Lean Six Sigma, altamente eficientes le pueden Ayudar a volverse un tiburón en este mar embravecido en un mundo pandémico, altamente desafiante, o puede quedarse en su zona de confort, como pecesito, pensando que está en una pecera tranquila, cuando a su alrededor está lleno de amenazas en forma de escualos hambrientos por pecesitos como usted.
Acuérdese: No son los grandes que se comen a los pequeños, son los rápidos que se comen a los lentos.
P.D. Por cuestión de espacio no es posible detallar cada uno de los métodos, si desea mayor información, escriba a : gerencia@waynotech.com.bo, con gusto le reenvío material del tema.
Bibliografía:
- Calidad y Productividad – Humberto Gutierrez Pulido – McGraw Hill
- The Toyota Way Fieldbook – Jeffrey K. Liker
- Lean Six Sigma – Alfonso Meneses – IPCE publicaciones
*La opinión expresada en este artículo es responsabilidad exclusiva del autor y no representa necesariamente la posición oficial de Publico.bo
