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En esta primera entrega, me gustaría reflexionar acerca del verdadero impacto que ha tenido la pandemia COVID en las empresas, especialmente de Bolivia. Sin embargo, el covid no es el único motivo por el que cierran empresas bolivianas, ya que, desde hace mucho tiempo, tanto la informalidad (alrededor del 75% de la economía), el contrabando incesante, el tipo de cambio alto, la presión tributaria a las pocas empresas formales, las diferentes regulaciones sin considerar la realidad del país, la política laboral, el desincentivo a la inversión y al emprendimiento, son algunos de los motivos por la poca tendencia de las empresas de ser formales.
El mayor impacto de la pandemia se ha traducido en baja drástica de ingresos, descontrol del flujo de efectivo, mayores gastos en temas de políticas de bioseguridad, desacoples de las cadenas de abastecimiento y logística, pérdida de competitividad por incumplimientos en entregas de productos, etc.
Muchas empresas en nuestro medio no estaban eficientemente preparadas para tal impacto, lo que ha provocado su reducción al mínimo, su cambio de rubro, o directamente, su desaparición.
Si su empresa es una de las que está buscando desesperadamente tomar acciones para sobrevivir, en este artículo le daremos una serie de consejos, en varios pasos, que le permita enfrentar esta crisis y cualquier otra, de la mejor manera, con ayuda de la tecnología y asesoría organizacional.
Basándonos en el concepto de Balanced Scorecard, les propondremos los siguientes aspectos a considerar:
Paso 1: Si no lo ha hecho, elabore una Planificación Estratégica 2022 de su empresa, donde tiene que incluir los siguientes temas:
- Misión, Visión y Valores corporativos.
- Análisis FODA real y crudo. (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades, Amenazas)
- Análisis GAP. Se analiza la brecha tecnológica y organizacional que tiene su empresa en relación a una situación ideal, según los puntos de BSC.
Una vez realizados estos dos primeros puntos, se procede al análisis según Balanced Scorecard (BSC), para definir los planes de acción según el tipo de debilidad u oportunidad a trabajar.
Como un simple ejemplo, se podría considerar estos puntos:
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- Análisis RRHH
- Análisis de competencias: Evaluar si el personal que tengo es el adecuado para cada puesto, si requiero proyectar a los que tienen potencial, remover a los de baja productividad o perfil para el puesto, evaluar las habilidades blandas además de las habilidades técnicas.
- Políticas de remuneraciones (fijo- flexible)/ incentivos por productividad: Revisar las políticas, con un fijo manejable y el bono variable por resultados , ya sea con el EBITDA o con utilidad operativa, no con el nivel de ingresos solo.
- Plan de reestructuración salarial acorde a la pandemia. Estar acorde a la nueva realidad salarial, en el país y en el mundo hubo una disminución promedio del 30% aproximadamente.
- Reestructuración del organigrama. Eliminar puestos que no ofrecen valor agregado, revisar los Descripciones de Puesto (DP) para eliminar duplicación de funciones, ver el efecto del teletrabajo para disminuir posiciones de trabajo, buscar oficinas más chicas, etc.
- Análisis Procedimientos & Tecnología
- Manuales de procedimientos y funciones. Primordial, tener procedimientos ágiles y adecuados a las herramientas tecnológicas, y que se revisen buscando mejoras continuas, para eliminar tiempos muertos y pasos innecesarios.
- Herramientas tecnológicas acordes a la nueva normalidad (herramientas online, Saas, teletrabajo, métodos de pago electrónico, etc). Analizar ERP online, sin necesidad de servidores, equipos, VPNs, personal de tecnología para cada segmento de herramientas, licencias, etc.
- Herramientas Lean Six Sigma para optimización de procesos. Primordial. Herramientas de planes de acción por problemas encontrados (Ishikawa, Análisis A3, Análisis Value Stream Mapping, etc.)
- Dashboards de control con Business Intelligence: Implementación de herramientas de gráficos de control de gestión online, con Microsoft BI, que permitan un seguimiento en línea de indicadores de gestión.
- Análisis Clientes
- Plan de fidelización de clientes: Averigüe qué valoran sus clientes de sus productos y/o servicios, haga un análisis KANO de expectativas de servicios, escuche la voz del cliente, y adecúe esas expectativas a sus productos/ servicios. Apuesta a incrementar el índice de venta x cliente cautivo, en lugar de buscar más clientes nuevos (más caro)
- Herramientas CRM para un mejor manejo digital de clientes: Aplicación de soluciones que permitan monitorear el Funnel de clientes, el forecast de ventas, el ciclo de ventas, la efectividad de mis vendedores, etc.
- Paretto 80/20 de clientes, para segmentar clientes ABC.
- Análisis de nuevos productos/servicios para mis clientes fidelizados
- Análisis financiero
- Plan de flujo de efectivo y Flujo de caja mensual (primordial). Acuérdese: Cash is King. Sin efectivo bien cuidado, su empresa muere. Acorte su ciclo de cobranzas y alargue su ciclo de pago. Evite ventas al crédito en lo posible. Plan de baja de mora.
- Reporte mensual de EEFF básicos (Presupuestado vs ejecutado mensual y acumulado gestión)
- Reporte comparativo de ingresos y gastos operativos (presupuestado vs mes actual, presupuestado vs mes anterior, presupuestado vs mismo mes año anterior)
- Análisis RRHH
- Ratios financieros: El de Liquidez, de Flujo y Ciclo de efectivo, ROE, ROI, entre otros.
- Análisis de inversiones: Si está en capacidad, es una excelente época para realizar inversiones de capital con buen retorno, incluso para asegurar su capital ocioso en inversiones inmobiliarias ventajosas, por ejemplo.
Estos son algunos pasos, como ejemplo, de lo que se puede hacer. Como un cronograma tentativo de tiempos promedio, para una empresa mediana chica, les expongo posibles tiempos de implementación, que deben ser corroborados con el nivel tecnológico y organizacional de la empresa; para ello, siempre se elabora un Análisis GAP organizacional, para saber cuán organizada y tecnificada está su organización.
Como corolario, recuerde: No es el más fuerte que se come al más débil, en el mundo empresarial, en estos tiempos de pandemia, el más ágil se come al más lento.
Prepare a su empresa para ser ágil, rápida, que se adecue fácilmente a los cambios de paradigma y esté lista para la nueva normalidad. No sólo sobreviva, Prepárese para los siguientes 10 años de su empresa.
*Para contactar al autor: wjustin2006@gmail.com
*La opinión expresada en este artículo es responsabilidad exclusiva del autor y no representa necesariamente la posición oficial de Publico.bo
